Optimierung der technologischen Infrastruktur für einen renommierten Fachverlag

Als Folgeauftrag einer Strategieempfehlung beauftragte uns ein spezialisierter Verlag mit der Optimierung der technologischen Infrastruktur. Der Kunde wünschte sich neben der Überprüfung der vorhandenen Infrastruktur schnellere und transparentere Abläufe, eine funktionierende Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Kostensenkungen.

Herausforderung:

Der Verlag hatte in der Vergangenheit stark auf die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Dienstleister aufgebaut. Hierdurch entstanden unübersichtliche und teilweise langwierige Prozesse für einfache Aufgaben, die hohe Kosten verursachten.

Auch die internen Zuständigkeiten in und zwischen den Abteilungen waren nicht strukturiert und transparent geklärt. Aufgaben verzögerten sich mangels eines zuständigen Ansprechpartners oder klar definierter Fristen. Das vorhandene Wissen und die angewendeten Prozesse waren nicht hinreichend dokumentiert.


Vorgehen:

Zu Beginn des Projektes prüfte wdp die vorhandenen Dienstleisterverträge und bestehenden Prozesse. In Absprache mit dem Verlagsmanagement verhandelten wir die bestehenden Rahmenverträge mit dem IT-Dienstleister neu. Auf Projektebene führten wir ein Leistungs- und Kostencontrolling für den IT-Dienstleister ein.

Um unabhängiger vom externen Dienstleister agieren zu können, setzte wdp eine Infrastruktur für Adserving/Web-Analytics auf, die von der zuständigen Kundenabteilung selbstständig operativ betrieben werden konnte. Daneben lösten wir kleinere bestehende Abhängigkeiten gegenüber dem Dienstleister auf. Dazu gehörten IT-Projekte (Landingpages, Microsites) ebenso wie Feature-Anfragen der Redaktionen (Gewinnspiele, Formulare etc).

Um eine klare Zuweisung und zeitlich präzise Planung für anstehende Aufgaben zu ermöglichen, führte wdp ein Aufgabenmanagement auf Grundlage der Projektmanagementsoftware asana ein. Durch den Aufbau eines Wikisystems konnte wdp ein funktionierendes Wissensmanagement für Digitalprojekte installieren. Hierdurch wurden transparente Prozesse zwischen den Abteilungen ermöglicht.

Für die vom Verlag betriebenen Teilprojekte erhob wdp in strukturierten Interviews mit den Mitarbeitern die technischen Anforderungen. Hierbei stellte sich heraus, dass die Anforderungen an eines der Portale mit der bestehenden technischen Infrastruktur nicht umgesetzt werden konnten.

In einem Assessment mit infrage kommenden IT-Dienstleistern ermittelte wdp deren Preis-/Leistungsangebot und veranlasste die Umsetzung der erforderlichen Anpassungen.

Projektergebnis und Kundennutzen:

Insgesamt erwies sich, dass die technologischen Voraussetzungen des Verlages in weiten Teilen den bestehenden Anforderungen entsprachen. Für die erforderlichen Anpassungsmaßnahmen in der technischen Infrastruktur erhielt der Kunde konkrete Umsetzungsvorlagen.

wdp konnte unbegründete Abhängigkeiten vom externen IT-Dienstleister auflösen, Prozesse beschleunigen und die hierfür anfallenden Kosten senken.

Für die Projekte im Digitalbereich wurde ein transparentes Aufgaben- und Wissensmanagement geschaffen, das die Prozesse erleichtert und beschleunigt sowie das vorhandene Wissen allen Projektbeteiligten zugänglich macht.

Das Wissensmanagement wurde über den Digitalbereich hinaus erweitert und das installierte Leistungs- und Kostencontrolling konnte als Grundlage für Projektentscheidungen herangezogen werden.

Erfreulicherweise konnte der Beratungsaufwand zur Hälfte der ursprünglich hierfür veranschlagten Kosten erfolgen.

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