Ausbau des Veranstaltungsmarketings und –controllings für einen renommierten Fachverlag

Der Fachverlag beauftragte wdp mit dem Ausbau des aktuellen Veranstaltungsmanagements. Die Anmeldung der ca. 35.000 jährlichen Teilnehmer zu den angebotenen Veranstaltungen sollte digital gestützt optimiert werden. Das Veranstaltungsteam hatte bislang erheblichen Aufwand mit der manuellen Beantwortung von Teilnehmermails mit Rückfragen oder Absagen betrieben.

Das System sollte zudem die Wirksamkeit der Veranstaltungen und Zufriedenheit der Teilnehmer strukturiert dokumentieren. Das Verlagsmanagement wünschte sich eine Lösung zur Erfassung und Optimierung quantitativer Kennzahlen und zur Reduzierung der Teilnehmerabsagen.

Herausforderung:

Bislang wurden kaum notwendige Daten zur Wirksamkeit von Veranstaltungen erhoben; die vorhandenen Daten waren nicht strukturiert oder kompatibel formatiert. Während des Projektes musste wdp zudem interne Veränderungen der IT-Infrastruktur und den Wegfall relevanter Verwaltungssysteme kompensieren.


Vorgehen:

Zu Projektbeginn erfasste wdp zunächst die bestehenden Datenstrukturen. Leider waren diese vielfach nicht generiert worden oder lagen nicht in einem zur Auswertung geeigneten Format vor. wdp analysierte daher geeignete Maßnahmen zum Aufbau von auswertbaren Datensätzen. Hierzu extrahierten wir die Rohdaten der Veranstaltungen von sieben Jahren aus dem historischen IT-System.

Anmeldungen waren bislang über Formulare auf den Webseiten generiert worden und die zugehörigen E-Mails in Papierform verwaltet worden. Hier installierten wir eine Desktop-Software zur Verarbeitung der Anmeldemails in Excel, die auch die automatisierte Benachrichtigung an Teilnehmer ermöglichte. Die aktuellen Anmeldungen des Jahres digitalisierten wir über einen OCR-Dienstleister, um eine strukturierte Datenhaltung aufzubauen.

Die Abschaltung des historischen IT-Systems, über das bislang das Veranstaltungsmanagement abgewickelt wurde, erforderte eine rasche Alternative. wdp veranlasste hierfür die Programmierung einer nutzerfreundlichen und leicht bedienbaren Interimslösung für die Veranstaltungsverwaltung. Wir mussten dieses prozessual erforderliche Werkzeug moderierend und erklärend einfordern, da einige Stakeholder die Einführung zusätzlicher IT-Lösungen kritisierten; letztlich ließen sich kurzfristig jedoch alle Stakeholder von der Alternativlosigkeit der Lösung überzeugen und langfristig durch die Qualität der zur Verfügung gestellten Plattform umstimmen.

Projektergebnis und Kundennutzen:

Dem Kunden stand ein funktionierendes und auswertbares Veranstaltungsmanagement-System zur Verfügung. Dieses wurde nach den Kriterien Nutzerfreundlichkeit, dezentrale Bearbeitung und einfache Bedienung entwickelt und ermöglichte folgende Verbesserungen:

Teilnehmer wurden automatisch inklusive verwertbarer Kalenderdaten bestätigt und konnten sich selbstständig von Veranstaltungen abmelden. Teilnehmerlisten wurden automatisch generiert und weitergeleitet. Eingehende Nachrichten wurden nach Veranstaltung und Relevanz vorgefiltert und gegebenenfalls direkt an den Außendienst weitergeleitet.

Teilnehmer wurden automatisiert über Änderungen der Veranstaltungen benachrichtigt, konnten über den Ausfall von Veranstaltungen selektiv benachrichtigt werden und erhielten nach der Veranstaltung per Knopfdruck eine Teilnahmebestätigung.

Im Anschluss an Veranstaltungen erhielten alle Teilnehmer automatisiert einen digitalen Umfragebogen. Bei einer getesteten Umfragebeteiligung von 85 % führte dies zu 30.000 Umfrageteilnehmern pro Jahr und entsprechend verwertbaren differenzierbaren Datenmengen für die Auswertung der Veranstaltung.

Dem Kunden stand damit ein wirkungsvolles Instrument zur Messbarkeit seines Veranstaltungsmarketings und eine solide Datenbasis zur Kundenzufriedenheit zur Verfügung.

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